Sommerfest mit Catering planen.
Ein Sommerfest sieht entspannt aus – und ist in der Planung trotzdem deutlich anspruchsvoller als ein Indoor-Event. Wetter, Stromversorgung, Wegeführung, Insektenschutz: alles Variablen, die normale Caterings nicht haben. Dieser Leitfaden geht durch jeden Schritt.
Schritt 1: Wann sollte ich anfangen zu planen?
Sommerfeste konzentrieren sich erfahrungsgemäß in einem schmalen Fenster: zwischen Mitte Juni und Ende August. In diesen 10-11 Wochen finden viele Firmenveranstaltungen, Geburtstage, Hochzeiten und Vereinsfeste statt. Die Folge: gute Caterer sind in dieser Zeit ab März/April schon stark gebucht.
Faustregel: für Wochenenden im Hochsommer brauchst du 3-6 Monate Vorlauf. Für Wochentage oder Randzeiten (Mai oder September) reichen oft 4-6 Wochen. Wir bei Taste Frankfurt nehmen bis ca. 4 Wochen vor Wunschtermin Sommerfest-Anfragen an, danach wird die Auswahl dünn.
Was du parallel zum Catering klären solltest: Location, Strom-Anschlüsse, Wasser-Zugang, Anlieferzone, Lärmschutz-Regeln und Endzeit. Diese fünf Punkte stehen häufig am Sommerfest-Plan und werden vergessen – bis es zu spät ist.
Schritt 2: Wie viel Essen und Trinken pro Gast?
Die häufigste Fehlerquelle bei Sommerfesten: zu wenig oder zu viel kalkulieren. Beides ist teuer. Zu wenig führt zu hungrigen Gästen, zu viel zu Verschwendung. Realistische Faustregeln aus unseren letzten 100+ Sommerfest-Aufträgen:
BBQ als Hauptmahlzeit: 400-500 g Speisen pro Person (Fleisch + Beilagen + Salate kombiniert). Bei Vegetariern und Veganern eher 350-400 g, dafür mehr Vielfalt bei den Beilagen.
Fingerfood-Format: bei einem 3-Stunden-Sommerfest 8-12 Stück pro Person. Aufteilung: ca. 60% warm, 40% kalt, davon mindestens 30% vegetarisch.
Live-Cooking-Stationen: 1,5 Hauptgang-Portionen pro Person (Burger, Bowl, Tacos, Flammkuchen). Faustregel pro Live-Cooking-Station: 30-40 Portionen pro Stunde, also bei 100 Personen mindestens 2-3 parallele Stationen.
Getränke: 1,5 Liter pro Person und 3 Stunden Eventdauer. Aufteilung: 40% alkoholfrei (Wasser, Softdrinks), 30% Bier, 20% Wein/Sekt, 10% Cocktails/Longdrinks. Bei reinem Cocktail-Format siehe Cocktail-Catering.
Reserven: rechne 10-15% Puffer ein. Wenn du dann doch zu viel hast: gute Caterer (wir auch) bieten teilweise Verpackung für Mitnahme an.
Schritt 3: Wetter-Plan B muss vor der Buchung stehen
Der größte Risikofaktor bei einem Sommerfest ist nicht die Logistik – sondern das Wetter. Eine Stunde Regen kann ein 4-Stunden-Event ruinieren, wenn kein Plan B existiert. Drei Optionen, jeweils mit Vor- und Nachteilen:
Pavillons mieten: kosten ca. 80-120 EUR pro 3x3m-Pavillon, plus Aufbau. Für 100 Gäste empfehlen wir 4-6 Pavillons als Sicherheit. Gut, weil flexibel – schlecht, weil bei Sturm trotzdem geschlossen werden muss.
Alternative Innenfläche: wenn die Location einen Innenraum hat, der spontan genutzt werden kann. Beste Option – aber selten in Outdoor-Locations vorhanden.
Verschiebung: bei mehrtägigen Veranstaltungen oder Hochzeiten kein Thema. Bei Firmenfesten oft die teuerste Option, weil sich Locations und Caterer nicht mehr terminieren lassen.
Unser Tipp: spätestens 7 Tage vorher Wetter-Prognose checken, 48h vorher die finale Entscheidung mit dem Catering-Partner. Wir vereinbaren in unserem Standard-Vertrag eine kostenfreie Verschiebung bis 48h vorher bei roter Sturmwarnung.
Schritt 4: Outdoor-Logistik richtig planen
Outdoor-Catering hat zwei Logistik-Probleme, die Indoor-Caterings nicht haben: Strom und Wasser. Wenn die Location beides hat, ist es einfach. Wenn nicht, brauchst du einen Caterer mit eigenen Aggregaten und Tanks.
Strom: eine Live-Cooking-Station braucht ca. 3,5-5 kW. Bei zwei Stationen plus Bar plus Beleuchtung also ca. 15 kW Gesamtleistung. Standard-Haushaltsstrom (3,5 kW pro Steckdose) reicht selten. Wir bringen eigene Aggregate für solche Fälle mit – frag deinen Caterer explizit danach.
Wasser: für Spülen und Trinkwasser. Bei längeren Events ohne Anschluss arbeiten wir mit 50-Liter-Trinkwassertanks. Faustregel: 5 Liter pro Person an Trinkwasser, plus 50 Liter Spülwasser pro 50 Gäste.
Müll: wer holt das Müll-Volumen ab? Bei Firmen-Sommerfesten oft Standard-Containerdienst der Location. Bei privaten Events: Caterer übernimmt es, sofern vereinbart. Klären vor der Buchung.
Insekten: bei Outdoor-BBQ ein Thema. Wespen kommen typischerweise zur Frucht- und Süßspeisen-Station. Lösung: Süßes separat aufstellen, am besten überdacht. Auch wichtig: Saucen abgedeckt, Getränke abgedeckt.
Schritt 5: Was sollte in der Catering-Anfrage stehen?
Je präziser dein Briefing, desto sauberer das Angebot. Diese Mindest-Infos solltest du beim Catering-Anbieter angeben:
Pflicht: Datum, Uhrzeit (Start bis Ende), Personenzahl, Location-Adresse, gewünschtes Format (BBQ / Fingerfood / Live-Cooking / Mix), Budget-Rahmen pro Person, Sonderwünsche bei Speisen (vegan / glutenfrei / halal).
Hilfreich: Strom- und Wasser-Verfügbarkeit der Location, Fotos der Outdoor-Fläche, Anzahl der vegetarischen/veganen Gäste, vorhandene Möbel (Sitzplätze, Stehtische), gewünschtes Service-Personal-Level.
Wir bei Taste Frankfurt schicken nach so einem Briefing innerhalb 24h ein detailliertes Angebot – keine Pi-mal-Daumen-Zahlen, sondern eine echte Kalkulation. Mehr auf unserer Firmenfeier-Catering oder direkt unter Kontakt.