Hochzeitscatering Checkliste.
Hochzeitscatering ist nicht Catering bei einer Hochzeit – es ist ein 12-Monate-Projekt mit eigener Choreografie: Sektempfang, Trauungsbreak, Hauptgang, Bar, Mitternachtssnack. Diese Checkliste geht jeden Schritt durch – vom ersten Anruf bis zum Tag danach.
Schritt 1: Catering anfragen und budgetieren (12 Monate vor Hochzeit)
Hochzeitscatering wird bei guten Anbietern für Sommer-Wochenenden 12 Monate im Voraus gebucht. Spitzentermine – Pfingstwochenende, runde Datumstage, Brücken-Wochenenden – sogar 14-18 Monate im Voraus.
In diesem Stadium reicht ein erstes Telefonat: Datum, ungefähre Gästezahl, ungefähres Budget-Rahmen. Ein konkretes Konzept entsteht erst später. Wichtig ist: Termin reservieren beim Caterer. Bei Taste Frankfurt arbeiten wir mit einer Vorab-Reservierungs-Vereinbarung, die kostenlos ist und 30 Tage gilt.
Budget-Rahmen realistisch: Hochzeitscatering mit allem (Empfang, Buffet, Bar, Mitternachtssnack, Service-Personal, Equipment) liegt typischerweise bei 95-180 EUR pro Person netto. Premium-Hochzeiten mit Show-Cooking, Sterneküche-Anlehnung und Premium-Wein eher 180-280 EUR. Mehr Details auf unserer Hochzeitscatering Frankfurt-Seite.
Schritt 2: Location-Begehung mit dem Caterer (9 Monate vor Hochzeit)
Sobald die Location feststeht, eine gemeinsame Begehung mit dem Catering-Partner planen. Das ist nicht optional – viele Logistik-Probleme zeigen sich erst vor Ort.
Was vor Ort geklärt wird: Anlieferzone (passt unser LKW?), Aufzug-Größe (bei Indoor-Hochzeiten in höheren Stockwerken), Strom-Anschlüsse und Verteilerkapazität, Wasser-Zugang, Küche der Location (vorhanden / benutzbar / verboten?), Lagerraum, Garderobe, Sanitär-Kapazität für die Gästezahl.
Was du als Brautpaar dabei klärst: Wo findet die Trauung statt, wo der Empfang, wo der Hauptgang, wo wird getanzt? Choreografie der Wegeführung – gleicht das Catering daran an.
Idealerweise sind bei der Begehung dabei: das Brautpaar, Location-Verantwortliche, Catering-Ansprechpartner, evt. eure Eventplanung. Plant 1,5-2 Stunden ein.
Schritt 3: Menü-Konzept und Probe-Essen (6 Monate vor Hochzeit)
6 Monate vor der Hochzeit wird das Menü-Konzept finalisiert. Bei klassischen Hochzeitscaterings beinhaltet das:
Sektempfang: Kuratierte Fingerfood-Auswahl, Sekt, Wasser und Soft-Drinks. Dauer typisch 60-90 Minuten.
Hauptgang: Sitzendes Dinner (3-4 Gänge) oder Buffet. Buffet ist flexibler bei Allergien und Sonderwünschen, sitzendes Dinner wirkt eleganter. Bei größeren Hochzeiten ab 150 Personen meistens Buffet aus Logistik-Gründen.
Bar: nach dem Hauptgang öffnet die Cocktailbar – siehe Cocktail-Catering. Standard: 4-6 Signature-Drinks, klassische Long-Drinks, Wein, Sekt.
Mitternachtssnack: für tanzende Gäste Burger-Bar, Currywurst-Station, Pommes. Bei Sommerhochzeiten häufig Live-Grill als Snack. Mehr auf Grill-Catering.
Probe-Essen: bei Aufträgen ab 100 Personen Standard. In unserer Küche in Langen verkosten wir die Hauptgang-Optionen mit dem Brautpaar – 2 Stunden, mit Wein-Pairings.
Schritt 4: Vertrag, Vorauszahlung und Detail-Plan (3 Monate vor Hochzeit)
3 Monate vor der Hochzeit ist die Detailplanung dran. Was jetzt steht:
Vertrag: Endgültiger Catering-Vertrag mit Menü-Beschreibung, Personenzahl-Spanne (z.B. 100-130, mit finaler Festlegung 14 Tage vorher), Preisen, Storno-Bedingungen, Wetter-Klausel bei Outdoor-Anteil.
Vorauszahlung: Standard bei guten Catering-Anbietern: 30-50% bei Buchung, 30-40% drei Wochen vor Hochzeit, Restzahlung nach Event. Vorsicht bei Anbietern, die 100% im Voraus verlangen.
Detail-Plan: Programmablauf mit Zeit-Codes (Trauung 15:00, Sektempfang 16:00-17:30, Hauptgang 18:00 …), Sitzplan, Allergiker-Liste, Sonderwünsche, Kinder-Catering-Plan, Vegan-/Vegetarier-Anteil.
Service-Personal-Plan: wie viele Service-Kräfte, wie viele Köche, wie viele Barkeeper. Standard für Hochzeit: 1 Service-Kraft pro 15-20 Gäste, plus 2-3 Barkeeper, plus Küchen-Team.
Schritt 5: Finale Personenzahl und letzte Details (2 Wochen vor Hochzeit)
14 Tage vor der Hochzeit ist Last-Call: die endgültige Personenzahl muss stehen. Spätere Erhöhungen sind meist möglich (innerhalb der vereinbarten Spanne), Reduktionen meist nicht – Vorbestellungen bei Lieferanten sind gemacht.
Was 14 Tage vorher final ist: Personenzahl, Allergiker-Liste, Kinder-Anzahl, Sonderwünsche pro Person bei Tisch-Service, Sitzplan, Programmablauf.
Final-Briefing-Call: 7 Tage vor Hochzeit empfehlen wir einen 30-Minuten-Call mit dem Catering-Partner. Letzte Fragen, Wetter-Update bei Outdoor-Anteil, Notfall-Telefonnummern austauschen.
Trauzeugen-Briefing: die Trauzeugen sollten am Eventtag eure Telefonnummer NICHT haben – sondern die des Caterers und der Location. Spart eurer Hochzeit die organisatorischen Fragen.
Schritt 6: Am Hochzeitstag – was passiert wann?
Am Hochzeitstag selbst sollte das Brautpaar möglichst wenig mit dem Catering zu tun haben. Standard-Choreografie aus Catering-Sicht:
Vormittags: Anlieferung beginnt 3-4 Stunden vor Beginn des Empfangs. Aufbau Bar, Buffet-Stationen, Tische. Bei Live-Cooking auch Vor-Ort-Vorbereitung der Stationen.
1 Stunde vor Empfang: Service-Personal eingewiesen, Häppchen vorbereitet, Sekt gekühlt. Erster Test der Bar-Theke.
Während des Events: ein Catering-Ansprechpartner ist dauerhaft vor Ort und koordiniert. Falls etwas anders läuft (Programm verschiebt sich um 30 Minuten, Allergiker-Gast fehlt, Bar-Run mehr als erwartet), reagiert er flexibel.
Nach Event: Abbau beginnt typisch 30 Minuten nach Eventende. Wegtragen, Müllmitnahme. Bei Hochzeiten mit Brunch für angereiste Gäste am nächsten Morgen bleibt Catering teilweise vor Ort.